Classificació de l'estàndard	TERMINALS TI I PERIFÈRICS  (35.180)
Codi de l'estàndard	35.180.03
Versió	1.0
Data última actualització	20/02/2017
Responsable	Àrea de Qualitat
Llicència	Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons

Part 1: Abast

El servei d’impressió i digitalització vol assolir una major eficiència en la impressió i digitalització de documents i un major estalvi econòmic, donat el creixent volum d’impressió.

Aquest document determina les pautes i millors pràctiques a seguir en l’ús dels dispositius d’impressió i digitalització que el CTTI posa a disposició de la Generalitat de Catalunya.

S’estructura en les següents parts:

• Part 2: Referències a altres estàndards
• Part 3: Termes i definicions aplicables a l’estàndard
• Part 4: Ús de la impressió i còpia
• Part 5: Ús de la impressió per ús intern, confidencial i de dades de caràcter personal
• Part 6: Aprofitament, reciclatge i eliminació del paper imprès
• Part 7: Ús de la digitalització
• Part 8: Ús del fax
• Part 9: Incidències en l’ús de la impressió, còpia o digitalització
• ANNEX A: Per què és important disminuir el consum de paper
• ANNEX B: Quin és l’estalvi de l’aplicació de la norma d’impressió, còpia i digitalització?

Part 2: Referències

• Instrucció ¹⁄₂₀₁₂, de 15 de juny sobre l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a l’Administració de la Generalitat de Catalunya
• Estàndard per la instal·lació i operació dels dispositius d’impressió, còpia i digitalització
• Real Decreto ²⁰⁰⁸⁄₂₀₀₅, de 25 de febrer, sobre aparells elèctrics i electrònics i la gestió dels seus residus

Part 3: Termes i definicions

B/N

Blanc i negre

TIC

Tecnologies de la Informació i Comunicacions

Impressora compartida en xarxa

Dispositiu únicament amb funcions d’impressió

Impressió retinguda

La impressió retinguda permet, una vegada enviat el treball a impressió, iniciar sessió en qualsevol dispositiu d’impressió de la xarxa (mitjançant targeta o PIN d’identificació), veure la llista de treballs d’impressió demanats, i després imprimir només aquells que es necessiten, i cancel·lar els treballs no necessaris o enviats a imprimir de forma errònia. L’ús de la impressió retinguda garanteix, així mateix, la preservació de la confidencialitat de les dades contingudes en els documents enviats a imprimir.

Digitalització

La digitalització fa referència al procés de conversió (mitjançant escanejat) de documents en suport físic (paper) a suport digital (document electrònic). En cap cas s’ha de confondre amb la digitalització segura, procés de conversió d’un document en paper a suport electrònic mitjançant un conjunt de dispositius, programari i procediments de forma que la còpia resultant mantingui la seva autenticitat, la seva integritat i la seva disponibilitat.

Part 4: Ús de la impressió i còpia

1. L’usuari hauria de conèixer les funcions d’impressió disponibles i les possibilitats d’interacció amb les característiques de la impressora (com dúplex, classificació, grapat, B/N versus color i la mida o l’orientació).

2. L’usuari hauria de fer ún ús racional i evitar el malbaratament pensant en:

   • Imprimir només si és estrictament necessari. Podem convertir per exemple els documents en formats electrònics i ubicar-los en repositoris d’informació compartits o enviar-los per correu electrònic per exemple.
   • Imprimir únicament les pàgines necessàries, enlloc de tot el document
   • Imprimir només les còpies necessàries i suficients
   • Imprimir en B/N enlloc de en color
   • Imprimir a doble cara si és possible (per les dues cares del full)
   • Imprimir dues pàgines per cara, si és possible (imprimir dues pàgines en una cara del full).
   • Imprimir si són documents definitius. Exemple: Donat un document que necessita de tres signatures de vist i plau, no té sentit la impressió amb una o dues signatures completades.
   • Imprimir sense les pàgines de capçalera per reduir els costos de consumibles i paper de les pàgines redundants.
   • Imprimir sense incloure les imatges a la impressió, quan aquestes no són necessàries.

3. L’usuari hauria de fer ús dels dispositius d’impressió en l’àmbit professional i només per al compliment de les tasques i funcions assignades.

4. L’usuari no hauria de realitzar impressió i/o còpia de material subjecte a dret d’autor, quan no es disposi de les autoritzacions o excepcions legals per poder disposar dels materials

5. L’usuari hauria de fer ús, sempre que sigui possible, de dispositius d’impressió que permetin la “impressió retinguda” vers les que realitzen la “impressió immediata”.

6. L’usuari hauria d’utilitzar els dispositius d’impressió connectats a xarxa en les proximitats a la seva zona de treball

7. Els usuaris haurien d’evitar, en cas d’ús intensiu del servei d’impressió, l’acumulació de treballs en la cua d’impressió (evitant el llançament massiu de treballs a les cues d’impressió i la convergència de la impressió de tots aquest treballs en franges horàries determinades)

8. L’usuari hauria d’imprimir documents de grans dimensions o un gran nombre de còpies en impressores multifuncionals de gran format en xarxa o similar, o bé plantejar l’externalització de la impressió o còpia, fora de l’ús habitual de la unitat de negoci.

9. L’usuari hauria d’evitar la utilització de paper pre-imprès.

10. En impressions des de pàgines web l’usuari hauria d’utilitzar el “Imprimeix aquesta pàgina”, que tenen la majoria de les pàgines web, que dóna format a la pàgina web per eliminar els anuncis de pancarta i gràfics relacionats, o bé seleccionar la part que es vulgui imprimir, quan només interessi una part del que es veu a la pantalla

11. L’usuari responsable de la creació de plantilles i/o dels documents que posteriorment es poden imprimir, hauria de considerar:

    • Crear les plantilles de documents interns en B/N si no hi ha un missatge específic que requereix color
    • Crear els documents de forma que puguin llegir-se fàcilment i imprimir en impressores en B/N.

Part 5: Ús de la impressió per ús intern, confidencial i de dades de caràcter personal

En la realització d’impressions d’informació d’ús intern, confidencial o de dades de caràcter personal:

1. L’usuari hauria de recollir la impressió immediatament, independentment del tipus de dispositiu d’impressió emprat.
2. L’usuari hauria de realitzar la impressió mitjançant dispositius d’impressió d’accés restringit i controlat (impressió retinguda i/o dispositius dedicats). En cas d’informació altament confidencial, s’hauria d’utilitzar una impressora no compartida.
3. L’usuari hauria de rebre prèviament l’autorització dels seu responsable, abans de la realització de la impressió, i inventariar les còpies realitzades
4. L’usuari hauria de destruir les còpies impreses emprant els mitjans necessaris per evitar posteriors accessos o recuperacions d’informació, complint amb les mesures establertes a la guia d’Eliminació segura d’informació en la reutilització o destrucció de suports i sistemes (GUIT044-C).

La destrucció de documents que continguin dades confidencials o dades de caràcter personal ha de ser autoritzada pel responsable de les dades, i s’ha de realitzar un registre de les operacions de destrucció.

Part 6: Aprofitament, reciclatge i eliminació del paper imprès

1. L’usuari pot aprofitar el paper imprès a una cara per prendre notes o apunts, sempre i quan la cara impresa sigui documentació de treball i no contingui informació d’ús intern, confidencial o dades de caràcter personal.

2. Es recomana dipositar el paper que ja no s’utilitza en el contenidor adequat de reciclatge de paper.

Part 7: Ús de la digitalització

1. L’usuari hauria de fer ús dels dispositius de digitalització en l’àmbit professional i només per al compliment de les tasques i funcions assignades.
2. L’usuari hauria de, prèviament a la digitalització de qualsevol document, fer-ne una revisió i validar si aquesta és necessària.

3. L’usuari hauria de digitalitzar amb baixa resolució per defecte (200x200), essent permès el canvi dels paràmetres per defecte per a la digitalització en alta resolució.

   La digitalització en resolucions més altes comporta un increment de la mida dels documents resultants respecte a la mateixa digitalització efectuada en baixa resolució.

4. L’usuari hauria de digitalitzar en B/N per defecte, i en cas que no sigui possible, digitalitzar en color només les pàgines necessàries.

Part 8: Ús del fax

1. L’usuari hauria de, prèviament a l’enviament d’un fax, fer-ne una revisió i validar si aquest és necessari.

   Actualment es poden utilitzar altres mitjans electrònics per enviar documentació i validar la seva recepció, com és el cas de l’enviament del document per correu electrònic sol·licitant una confirmació de lliurament (opció recomanada) i de lectura del mateix.

2. L’usuari, prèviament a l’enviament d’un fax, hauria de deshabilitar la impressió del report de confirmació d’enviament, exceptuant els casos en què aquesta impressió en paper pugui tenir caràcter provatori i hagi de ser arxivada a l’expedient.

Part 9: Incidències en l’ús de la impressió, còpia o digitalització

1. En cas d’incidència en qualsevol dispositiu d’impressió, còpia i/o digitalització, llevat d’aquelles en què el manual o el propi dispossitiu informa dels passos a seguir per a la seva resolució (per exemple: solucionar un embús de paper), l’usuari no hauria de manipular el dispositiu i s’hauria d’informar de l’incident al servei corresponent per a la seva resolució.

La incorrecta manipulació de qualsevol dispositiu d’impressió, copia i/o digitalització pot provocar noves avaries i un major cost associat a la seva reparació.

ANNEX A (informatiu) Per què és important disminuir el consum de paper

Sabies que …?

• Anualment s’utilitzen 115 mil milions de fulls de paper en oficines.
• A nivell mundial, el consum anual mig de paper és de 48kg per persona.
• El 90% de la polpa de cel·lulosa prové d’arbres.
• El 16% de la polpa de cel·lulosa s’obté d’arbres conreats. La resta prové dels boscos.
• En els boscos gestionats, per cada arbre talat, es planten 3 o 4 arbres en el seu lloc.
• El paper pot tenir 6 vides abans que les fibres siguin massa febles per reutilitzar-se.
• Reciclar 1 tona de diaris estalvia 1 tona de fusta
• Reciclar 1 tona de paper per a impressió o copia estalvia 2 tones de fusta
• El 2006, el 56% del paper produït era reciclat.
• Si es reciclés la meitat del paper produït s’evitaria la tala de 81,000 km² de boscos.

Quant paper hi ha a 1 tona?

1 tona = 400 raimes = 200.000 fulls de paper A4 de 80g ¹

Quins és el cost de produir una tona de paper ²?

• Paper verge
  • 17 arbres (2,2 tones de fusta)
  • 100 m³ d’aigua
  • 7600 kw/h d’energia

• Paper reciclat
  • 0 arbres (0 tones de fusta)
  • 20 m³ d’aigua
  • 2850 kw/h d’energia

• La petjada ecològica de la fabricació de paper és de 0,013 kg de CO2 emès per cada full A4 de 80 g (40% reciclat)

Un exemple!!

Suposant la impressió de 200.000 expedients, amb un volum mig de 4 fulls per expedient

[**]: Segons l’organització Conservatree 

ANNEX B (informatiu) Quin és l’estalvi de l’aplicació de la norma d’impressió, còpia i digitalització?

• La impressió retinguda permet que entre un 10% i un 20% de les pàgines enviades als dispositius d’impressió puguin ser eliminades pels usuaris, o be ser eliminades per defecte, quan els usuaris s’obliden de realitzar la impressió i es neteja la cua d’impressió.
• L’aplicació d’impressió a doble cara pot reduir els costos de paper almenys en un 30%
• La impressió en color és del ordre de 5 vegades més cara que la impressió en blanc i negre.

• La mida dels documents digitalitzats varia segons la resolució que utilitzem.
• La mida dels documents digitalitzats en color és de l’ordre de 1,5 més gran que la digitalització en blanc i negre.