Instal·lació i operació dels dispositius d'impressió

Classificació de l'estàndard	TERMINALS TI I PERIFÈRICS  (35.180)
Codi de l'estàndard	35.180.02
Versió	1.0
Data última actualització	20/04/2017
Responsable	Àrea de Qualitat
Llicència	Aquesta obra està subjecta a una llicència de Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional de Creative Commons

Part 1: Abast

Aquest document especifica els requisits mínims i mètodes que han d’aplicar-se en la instal·lació i operació dels dispositius de còpia, impressió i digitalització de la Generalitat de Catalunya.

S’estructura en les següents parts:

• Part 2: Referències a altres estàndards
• Part 3: Termes i definicions aplicables a l’estàndard
• Part 4: Assignació i ubicació dels dispositius d’impressió, copia i digitalització
• Part 5: Digitalització
• Part 6: Fax
• Part 7: Eliminació dels dispositius d’impressió, copia i digitalització
• ANNEX A: Procediments per l’aprovació/tramitació de subdominis DNS

Part 2: Referències

• Instrucció ¹⁄₂₀₁₂, de 15 de juny sobre l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a l’Administració de la Generalitat de Catalunya
• Pràctiques recomanades per l’ús de la impressió, còpia i digitalització
• Real Decreto ²⁰⁰⁸⁄₂₀₀₅, de 25 de febrer, sobre aparells elèctrics i electrònics i la gestió dels seus residus

Part 3: Termes i definicions

B/N: Blanc i negre

TIC: Tecnologies de la Informació i Comunicacions

Impressora compartida en xarxa

Dispositiu únicament amb funcions d’impressió

Impressió retinguda

La impressió retinguda permet, una vegada enviat el treball a impressió, iniciar sessió en qualsevol dispositiu d’impressió de la xarxa (mitjançant targeta o PIN d’identificació), veure la llista de treballs d’impressió demanats, i després imprimir només aquells que es necessiten, i cancel·lar els treballs no necessaris o enviats a imprimir de forma errònia. L’ús de la impressió retinguda garanteix, així mateix, la preservació de la confidencialitat de les dades contingudes en els documents enviats a imprimir.

Dispositius d’impressió amb mobilitat

Els dispositius d’impressió amb mobilitat fan referència a impressores portàtils, de mida reduïda, utilitzades en tasques de gestió i prestació de servei fora del lloc de treball habitual, i sense preexistència d’equips d’impressió (per exemple: tasques d’inspecció i control, o vehicles amb necessitat d’impressió).

La impressió amb mobilitat s’adreça a la impressió d’actes de reunió, actes d’inspecció, checklist d’inspeccions, …

Part 4: Assignació i ubicació dels dispositius d’impressió, copia i digitalització

1. Els dispositius hauran d’estar ubicats de manera que no permetin la visibilitat dels documents impresos de manera fàcil.

2. Els dispositius hauran d’evitar llocs de pas o zones d’accés públic, creant, sempre que sigui possible per espai, zones d’impressió específiques.

3. Els edificis que ho requereixin han de disposar de totes les funcionalitats del Servei d’impressió i digitalització, com a combinació de totes les funcionalitats dels equips instal·lats al mateix.

4. L’assignació de dispositius d’impressió, còpia i digitalització ha de tenir en compte criteris de racionalització i homogeització.

5. El proveïdor del Servei d’impressió, còpia i digitalització no ha de proporcionar impressores locals, llevat de les excepcions que s’estableixen a continuació:

   • El personal de la Generalitat de Catalunya amb perfil de direcció i determinats rols d’àmbits específics.
   • Les persones discapacitades quan existeixi una dificultat en l’accés al dispositiu assignat al seu grups de treball.
   • Les persones que tenen importants necessitats d’impressió confidencial, i no tenen accés a un dispositiu amb impressió retinguda.
   • Els espais de treball amb necessitats d’atenció intensiva a la ciutadania.

6. Les impressores locals no s’han d’aprovisionar o instal·lar fora d’aquesta norma. En el cas que s’identifiquin noves necessitats associades a la norma, aquestes han de ser justificades, per una necessitat del negoci, i aprovades per la unitat responsable de cada Departament/Organisme i el CTTI (Comitè de direcció i Comitè de Contractació).

Part 4: Impressió i còpia

Instal·lació i parametrització

1. Les impressores locals, llevat de casos excepcionals, han de permetre únicament la impressió en B/N.
2. Les impressores de color compartides han de tenir activa la impressió en B/N per defecte.
3. Sempre que el control del dispositiu d’impressió ho permeti, s’ha de configurar la impressió de documents en B/N per defecte.
4. Sempre que el control del dispositiu d’impressió ho permeti, s’ha de configurar la resolució de la impressió a mode “Esborrany(Draft)” per defecte.
5. Sempre que el control del dispositiu d’impressió ho permeti, s’ha de configurar la impressió de documents a doble cara per defecte.
6. Quan el control del dispositiu d’impressió làser ho permeti, s’ha de configurar al màxim l’estalvi de tòner facilitat pel fabricant, sempre que la qualitat d’impressió sigui suficient i acceptable.
7. Sempre que el control del dispositiu d’impressió ho permeti, s’ha de deshabilitar l’opció d’impressió “pàgina en color automàtica”, per evitar que en detectar una part del document en color, aquest s’imprimeixi en color automàticament.
8. S’hauria de posar a disposició de les persones usuàries dels dispositius, documentació sobre les funcions d’impressió disponibles i les possibilitats d’interacció amb les característiques de la impressora (com dúplex, classificació, grapat, B/N versus color i la mida o l’orientació).
9. La primera safata d’un equip multi-funció ha d’estar configurada per A4.
10. S’hauria d’organitzar les safates dels equips segons el tipus de paper: A4, A4 reciclat, paper pre-imprès i A3.
11. S’hauria d’incorporar un control volum/qualitat d’impressió. Missatges de confirmació prèvia, adreçats a l’usuari, per conscienciar de la necessitat d’estalvi (Impressió pàgina simple, impressió en color, impressió gran volum de còpies,…).

Estalvi energètic

1. Els dispositius d’impressió, còpia i digitalització han d’entrar en repòs (“Stand-by”) després de 2h d’inactivitat, sempre que el dispositiu ho permeti.
2. Els dispositius d’impressió, còpia i digitalització en repòs s’han d’activar automàticament a una hora determinada (preferiblement les 07:30), sempre que el dispositiu ho permeti.

Dispositius d’impressió amb mobilitat

1. Els dispositius d’impressió amb mobilitat han de permetre només la impressió en B/N.
2. El dispositius d’impressió amb mobilitat han de tenir habilitat, per defecte, la impressió en qualitat reduïda
3. Els dispositius d’impressió amb mobilitat han de permetre la impressió sense fils (via wi-fi i/o Bluetooth)
4. En un dispositiu assignat a un vehicle, s’hauria d’ancorar sempre que sigui possible

Administració i operació

1. Els treballs existents a la cua d’impressió s’han d’eliminar del sistema preferiblement cada nit (cada 24 hores). En el cas d’excepció, aquesta eliminació s’efectuarà com a màxim cada 72 hores.

Eliminació de consumibles

1. El tòner buit hauria de ser dipositat al contenidor adequat per permetre el seu reciclat.

Part 5: Digitalització

Instal·lació i parametrització

1. L’opció de digitalització “pàgina en color automàtica” s’ha de deshabilitar per evitar que en detectar una part del document en color, aquest es digitalitzi en color automàticament .
2. Sempre que el control del dispositiu de digitalització ho permeti, s’ha de configurar la digitalització de documents en B/N per defecte.
3. Sempre que el control del dispositiu de digitalització ho permeti, s’ha d’activar l’opció “Scan a carpeta”.
4. Es recomana, quan les normes de seguretat associades a les necessitats del negoci i el control del dispositiu de digitalització ho permetin, activar l’opció “Scan a mail”.
5. Sempre que el control del dispositiu digitalització ho permeti, s’ha de configurar la resolució de resolució a 200x200 per defecte.
6. Per a digitalització associada a aplicacions específiques en dispositius multifunció, s’han de configurar els paràmetres del dispositiu per ajustar-se als requeriments de l’aplicació, i restaurar els paràmetres per defecte en finalitzar la digitalització del document.

Administració i operació

1. Quan la digitalització utilitzi l’opció “Scan a carpeta”, els documents digitalitzats han de ser eliminats automàticament a les 24-48 hores de la seva incorporació a la carpeta del dispositiu.

Part 6: Fax

Instal·lació i parametrització

1. Sempre que el control del dispositiu de fax ho permeti, s’ha de permetre l’opció d’integrar el servei de fax amb comunicacions unificades.
2. Sempre que el control del dispositiu multifunció, amb possibilitat d’enviament de fax ho permeti, s’ha d’habilitar l’opció d’habilitar/deshabilitar la impressió de la pàgina resum del fax enviat.

Part 7: Eliminació dels dispositius d’impressió, copia i digitalització

L’aplicació de la legislació vigent en matèria de Residus d’Aparells Elèctrics i Equips Electrònics (RAEE) requereix que la Generalitat de Catalunya elimini els seus residus d’aparells elèctrics i electrònics de forma controlada a través d’empreses d’eliminació autoritzades.

1. El proveïdor del Servei d’impressió i digitalització ha d’assumir la responsabilitat de la correcta eliminació legal de tots els dispositius subministrats. El proveïdor relacionarà i certificarà documentalment la destrucció dels suports/dispositius.
2. Aquells departaments/àmbits que s’aprovisionin els seus propis dispositius seran responsables d’assegurar la seva correcta eliminació.