Realitzar kickoff

Objectiu
Realitzar kickoff si és necessari. En aquest s’ha d’incloure també l’enfocament de la gestió del canvi
Entrades	Sortides
Oferta del proveïdor

Valorar reunió kickoff

Qui ho fa: Responsable del Projecte

Valorar si s’ha de realitzar la reunió de kickoff.

La reunió de llançament del projecte (altrament dita de kickoff) es pot realitzar en diferent moments del projecte depenent de l’estratègia dels gestors i del grau d’informació que es disposi.

Un d’aquest punts pot ser a l’inici del projecte (revisitable al començament de cada fase si això és important) o bé més endavant quan ja es disposi de les línies base establertes.

Preparar el llançament del projecte

Qui ho fa: Cap de Projecte (Proveïdor)

Elaborar la documentació a utilitzar durant la presentació de llançament de projecte. Per fer-ho, s’ha de recopilar la informació generada durant el procés de gestió de demanda, posant el focus en les necessitats de negoci que han provocat que es generi el projecte i els objectius que es vol assolir. No s’exclou que en projectes grans sigui necessari fer reunions addicionals dirigides a interessats que s’incorporin en fases posteriors.

En la presentació del kickoff del projecte s’ha d’incloure l’enfocament de la gestió del canvi.

El rol Cap de projecte (proveïdor) ha de seguir l’apartat ‘4.2.3.6 Liurables > Entregar lliurables’ de la guia Guia d’usuari de les Instruccions Operatives de l’eina Clarity.

El rol Responsable del projecte realitzarà l’aprovació seguint l’apartat ‘4.2.3.6 Lliurables > Aprovar lliurables’ de la guia Guia d’usuari de les Instruccions Operatives de l’eina Clarity.

Fer convocatoria reunió de kickoff

Qui ho fa: Responsable del Projecte

Revisar i completar la llista dels interessats en el projecte que s’ha recopilat durant el procés de Gestió de la demanda, crear la convocatòria de la reunió de llançament, distribuir-la als participants, i encarregar-se dels aspectes logístics associats a la reunió, prenent cura de les facilitats necessàries per realitzar-la amb èxit.

Realitzar reunió de Kickoff

Qui ho fa: Responsable del Projecte

Realitzar la reunió de llançament del projecte. Els seus objectius són:

Compartir la visió que es té del projecte entre els interessats
Explicar la meta del projecte i els objectius que es volen assolir
Donar la visió del promotor en relació als resultats del projecte
Donar a conèixer les restriccions establertes i les hipòtesi de treball que s’han considerat
Explicar les principals dificultats i oportunitats que es poden presentar
Presentar els òrgans de govern del projecte i les relacions de reporting
Explicar els següents passos a fer.

Es tracta d’un esdeveniment que pretén establir complicitats entre els interessats i ser una eina de comunicació i motivació.

Al llarg del projecte es poden establir altres reunions amb motivacions semblats a les indicades, quedant al criteri de l’equip de gestió la seva convocatòria.

Documentar els resultats i distribuir la informació

Qui ho fa: Cap de Projecte (Proveïdor)

Formalitzar les aportacions dels assistents a la reunió de llançament del projecte i fer-les arribar als interessats. Recollir els comentaris posteriors i començar a gestionar les expectatives que del projecte es poden tenir. Aquest activitat, per tant, queda a cavall entre la gestió de la comunicació del projecte i la gestió dels interessats.

Introduir aquesta informació amb la plantilla Plantilla Acta de reunió.